如何遠程辦公|Google 職場指南

摘要

無論是大公司還是小公司,只要連接做得好,分布式辦公可以與在辦公室辦公同樣高效。

各個公司已經開始穩步進入分批復工的階段,但目前的形勢看,無論是居住地回工作地需要自我隔離 14 天,還是線下辦公依舊需要錯時、分批、防聚集。在疫情情況尚未正式明朗的階段,遠程辦公依然是許多公司——尤其是科技互聯網企業——以及許多員工目前的選擇。

曾經沒有嘗試過遠程辦公形式的企業,在過去兩三周被迫開始試水這種辦公方式。遠程辦公是手忙腳亂還是井井有條,這既取決于不同的工作類型,也取決于公司在線上的管理。
互聯網行業無疑是最適合也是最適應這種辦公形式的行業之一。善用各種軟件和平臺的互聯網工作者們,完成工作內容、溝通工作進展、向同事交付工作,幾乎都可以通過線上的形式解決。但在豐富和完善的辦公套件之外,如何在遠程辦公的情況下進行項目協作,公司管理,這是每個公司都會遇到的挑戰。

Google 推出的 G Suite 辦公套件|Google 官網

作為以人性管理和多元辦公著稱的 Google,也是最早擁抱遠程辦公的大公司之一。Google 不僅允許部分員工,讓員工在特定情況下遠程辦公,還開發出諸多基于云端協作的辦公套件。
Google 更傾向于用分布式辦公來形容遠程辦公這種方式。分布式辦公,即分散在不同地點進行辦公,這些地點可能是居家,可能是龐大的公司園區中的分屬兩段的辦公室,也可能是出于不同工作地進行同一個項目的團隊。如何不在一處仍能合作無間,讓分布式辦公運轉起來的核心,就是遠程協作。

遠程協作的重中之重,一是流程,二是員工。流程決定了員工與員工之間,部門與部門之間,上下級之間能否良好協作,員工之間的交流則決定了身處異地的團隊能否齊心協力。

Google 用三個環節,串聯起遠程協作。

創造聯絡環節

無法處于同一空間,那就保證協調時間。

時間協調是遠程工作中的重要一環,時間規定不清晰,就會出現信息接收和回應時間差,視頻會議人等人,關鍵時刻找不到人等等耗時耗力耗感情的問題。

規范和準則可以明確界定團隊應該如何協同工作。Google 建議團隊中的領導層,把時間規范化,比如非工作時間的郵件回復;跨時區信息同步;提前告知會議時間,以及預計會議時長;會議時間是否在員工的非工作時間······如果無法保證時長可以控制,那就保證時間可以確定。

視頻會議是目前是遠程工作中最常見的交流方式,通常要求處于異地的員工統一在線,那就需要提前做好協調工作。Google 要求先準備好視頻會議的條件,比如預定辦公空間;協調不同時區和工時安排;測試網絡和視頻所用的硬件軟件……保證所有人可以準時坐在運轉良好的攝像頭前,這是視頻會議能發起的首要條件。

保持聯絡狀態

在提前各自測試軟硬件可以正常運轉后,身處在一個適合開會的環境中后,就到了會議環節。

視頻會議和線下對談最重要的區別,不在于分毫的網絡延遲,更多的是員工能否感受到和同事的「交流感」。Google 就非?粗孛總個體員工之間的連接,這種連接創造了團體工作中的「氛圍感」。一個人站在辦公室里,和他只存在在 15 寸顯示屏中的一個角落,這兩者的存在感不同。

因此 Google 會希望員工視頻會議中,不關閉麥克風和攝像頭,保持每一個員工在聲音和眼神的連接,也要對其他同事的工作有所反饋和認可,或許只是一個點頭致意,隨聲應和一句「嗯」,保證每一種聲音都會被傾聽。在視頻會議里,哪怕是非工作內容的寒暄插曲,都會帶來 Google 所推崇的「團隊氛圍感」。

Google 也建議,要把線上會議看作像線下會議一樣,準備好相應的材料和文檔。不管是同事還是領導,要在討論環節主動詢問不發言員工的意見。

實現情感連接

無法處于同一空間,但也要保持情緒連接。

遠程工作中,流程可控,人不可控。昔日鄰桌同事紛紛變成網上鄰居,關掉屏幕后的工作無跡可查。Google 認為,要把屏幕一角的同事就當作坐在隔壁工位一樣去交流。

Google 鼓勵員工主動社交,在會議正式開始前的幾分鐘,大家圍繞生活進行一些閑聊,分享一些最新動態,介紹周圍所在地環境;在會議結束后,團隊自行建立聊天群組,不僅可以隨時討論工作相關問題,也可分享一些有趣的社交內容,相互問候相互打氣,甚至是一起「云咖啡」、「云聚餐」……這些主動的方式讓員工們融入彼此的生活。把真正意義上的人際互動引入到枯燥乏味的視頻會議中,引入到單純靠網絡連接的社交關系中,就此讓一個團隊中的員工建立起互相了解和信任的關系。

如果只是在家的話

以上所述更強調谷歌作為一家跨國大公司,一定會遇到的分布式辦公中可供參考的建議。但現實情況是,更多人目前遇到的是要被迫留家辦公的情形。原因可能來自于疫情這種特殊情況,也可能只是家人生病、照顧小孩、路況和天氣不好等常見情況?傊,谷歌就宅家辦公的員工,也給出了非常人性化的建議。

首先是環境的選擇,不同于分布式辦公時,可以預約到公司的辦公室或安靜的咖啡廳包間,宅家辦公里,家就是唯一的選擇。谷歌建議,如果是討論復雜的,或是需要廣泛參與的話題時,開個群組視頻的效果要比群聊、電郵、即時通訊要更有效率。視頻時,需要注意房間背景、燈光不要過暗過明、還有電腦攝像頭的穩定性。持續晃動的攝像頭和滋啦作響的麥克風,對其他同事可是一種溝通折磨。

強調團隊和員工保持連接的 Google|Google I/O

保持信息共享,這包括切換到你的顯示屏,在家辦公通常使用的都是個人電腦,這就需要確保電腦上內容顯示聚焦在工作,在共享屏幕完成后記得及時關閉。同時,谷歌也建議,保持生活的原態,居家不用過于嚴肅,不用過于在意家裝如何、家庭成員會不會出鏡入鏡、可不可以短暫離開屏幕……偶爾跳脫出工作情境中的時刻,也是縮短同事之間距離感的瞬間。

對 Google 這樣的跨國大公司來說,還有許多其他要考慮的問題,比如跨時區、跨文化,考慮到各個時區工作伙伴的非工作時間,Google 會建議員工之間相互理解和配合,領導定期輪換會議時間,以減輕時區差異帶來的負擔。文化和地域差異會影響人們的偏好和認知,以及待人接物的方式和行為,這也要求領導考慮到不同工作伙伴的文化背景,比如宗教、當地節日、溝通習慣等等方面,對員工進行一對一討論,傾聽、支持、包容他們的需求。

描述 Google 公司文化和管理方法的書|豆瓣截屏

無論是大公司還是小公司,只要連接做得好,分布式辦公可以與在辦公室一起辦公同樣高效。在高效利用云端協作服務同時,跳出工具,回歸到每個團隊,每名員工,每個身處異地的工作伙伴本身,這一個個節點才是產生連接的基礎。或許辦公室在未來會消亡,但協作、社交和人本身,依舊會是人類社會進步的基石,這也是 Google 從《重新定義公司》到《重新定義團隊》中,無數次強調的公司文化之一:在互聯網時代,Google 扁平化、自由組織、無需成人監管的管理模式,才是激發團隊創新的動力 。


責編:宋德勝

題圖:谷歌官網

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